印章管理制度内容有哪些要求(企业管理制度主要包括)

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印章管理制度内容有哪些要求(企业管理制度主要包括)

一、公章使用管理制度根据什么

公章由企业总经理指定专人负责管理,并掌握使用。使用公章一律登记,要由经办人签字。

2、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,经总经理审阅批准后方可加盖公章并严格登记手续。

3、企业公章不外借,主管人不在时由总经理指定人代管,双方做好交接手续。

4、企业员工因取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位介绍信,由总经理批准并严格登记手续。

5、任何人不得以任何借口要求在空白书面上加盖公章。

6、凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

1、合同专用章由财务部专人保管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责;发生遗失,应及时报告处理。

2、凡在授权范围内洽谈的合同,经总经理同意方可成立。经法定代表人审核、签字后,在财务部盖章,并严格按照登记手续进行登记备案。

3、未经总经理批准,没有法定代表人审核、签字或者空白合同上不得加盖合同专用章,否则由当事人承担一切经济损失,并追究其刑事责任。

4、凡私盖合同专用章或利用合同专用章营私舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

三、财务专用章、法人章使用管理制度

1、财务专用章和法人章要由财务负责人负责保管并掌握使用。

2、财务专用章和法人章不能交给银行出纳员自行保管和使用。

3、除正常的财务需要用财务专用章和法人章外,其他事项需要用章的必须经过财务负责人报请公司,总经理批准后方可使用并严格登记手续。凡私盖章者一经发现给予严厉惩处。

4、任何人不得以任何借口在空白书面上加盖财务专用章和法人章。

发票专用章由会计人员负责保管并掌握使用,发票专用章用于加盖增值税专用发票,财务部门在收到货款,验证购货方“一般纳税人资格证书”后给其开具增值税专用发票并盖发票专用章。

1、盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕,不得有空白未填写部分。

2、用印人提供的材料不符合上述条件的,印章保管人不予盖章。

用印人申请使用印章须按照以下程序进行:

用印须填写《用印申请单》,一类盖章材料填一份申请单。

申请单由分行经理级别以上人员在申请书上签字,申请单必须是原件,若为传真件、复印件须电话确认真实性。

二、公务用章管理规定

1、一、委公务印章由专人管理使用。委行政公章由办公室主任负责保管。财务公章由财务人员负责保管。公章未经批准其他人员不得动用,专管人员也不得随意将公章交给他人使用和管理。公章专管人员因事、因病、休假等原因不在岗位时,须向主要领导请示批准后,指定人员代管,专管人员要向代管人员交接工作,并交代用印注意事项。印章使用保管人员要严格遵守保密规定,妥善管理、使用印章。如发生印章丢失、在用印过程中发生失密泄密或其他事故而造成损失或重大影响的,要追究有关人员的责任。

2、二、严格公章使用审批手续和和审批权限。使用公务印章必须坚持“先批准、后用印”的原则。(一)使用单位行政章。所有文件须经分管领导审核后报委主要领导签字批准后用章。(二)使用单位财务章。严格执行相关财经纪律和制度管理规定,大额政府采购支出、业务经费支出及其他支出需使用财务章的,报分管财务领导批准。涉及银行账户开立、变更、撤销、支付等事项须加盖单位法人章的,由主要领导签字同意。批准人应当在公文送审稿或用印资料原件上签字。事情特急而批准人又无法签字的,经请示批准人同意后,可先加盖公章,事后补办签字手续。

3、三、用印经办人员要严格把关审批手续齐备方可用印。印章管理人员用印前,须认真审核用印文稿签批手续是否完备,对审批手续不符合规定的,印章管理人员有权拒绝用印。

4、四、盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,公章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件等上用印。

5、五、严格控制将公章带出单位外使用,确因工作需要带出使用时,须经委主要领导或分管领导批准,并由印章专管人员携带外出使用。

6、六、需刻制新公章时,须报经单位主要领导同意后,由公章专管人员到公安机关指定的刻章单位刻制。新公章启用时,要进行登记,并印发启用通知,明确启用新公章、作废旧公章的年月日。停止使用的旧公章,应按规定上交、封存。

三、公章管理员应具备什么条件

印章管理员顾名思义,其职责主要围绕公司印章使用是否符合规章制度,对印章使用人、使用文件、使用次数等信息的一致性给予审核、监督。印章管理员可在一定程度上保障公司用章安全:

1、规范公司印章申请、借用流程;

2、加强印章台账记录,为印章审计提供凭证;

3、专人维护和保管印章,降低印章遗失的可能性;

4、对用印文件的一致性审核把关,一定程度上降低合同纠纷。但是,印章专人管理也不能完全保障公司印章安全,例如:管理员个人职业操守与印章安全直接联系、文件一致性审核很难完全保障、纸质台账记录容易损毁涂改等。所以,要确保公司印章安全,除了加强内部印章管理制度,还可以适当借助科技手段。例如启用电子印章、电子合同的管理模式。电子合同与电子印章是借助了数字签名、信息加密等技术手段印章使用与管理模式,使用可靠的电子印章签署的电子合同与纸质合同盖章具备同样的法律效率。通过在线化的审核、签批、归档管理,可以做到印章权限管控、数据留存、内容不可篡改,进而保障印控安全与风控升级。

四、村委会公章管理条例

1、村委会公章一般情况下由专人负责保管,公章保管人因事离岗时,须由其他村干部或村工作人员暂时代管,以免贻误工作。

2、严禁管理员或其他人员私自将公章带出村委会使用。若因工作需要,确需将公章带出使用,需登记在册,由村委会主要负责人同意并做好记录后方可带出。公章外出期间,借用人对盖章内容进行把关。借用人对公章的使用后果承担一切责任。

(二)公章保管必须安全可靠,须加锁保存,公章不可私自委托他人代管。

(三)公章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

(四)公章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

1、凡涉及村级财务预决算和非生产性重大开支预算方案;集体经济项目规划和立项方案;村集体项目投资;村集体企业改制方案;村集体资产处置及债权债务处理;村集体土地征用及补偿分配方案;村集体工程项目及集体资产、土地、鱼塘等承包租赁合同;村公益事业立项、经费统筹方案;村计划生育指标分配方案;上级划拨或接受社会捐赠资金、物资的分配使用方案;村干部报酬及享受误工补贴人数、标准等重大事项需使用公章时,应附带村民代表会议记录,由村委会主管负责人审核批准后方可使用。村各组织的公章在使用时,须经村主要领导同意并签字后方可使用。原则上未经主要领导签字同意,保管人不得使用公章。

2、日常事务报表、出具证明等,由保管人审定后盖章。非公章管理人员不得盖章。

3、公章使用严格登记备案。保管人在使用公章时必须逐项登记用章事由、时间、批准人和经办人等情况。不符合规定的和未经主管村干部审核的文件、合同等,办公室有权拒绝盖章。

4、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。

5、村民办事要村上盖章时,必须由本组组长签字盖章方可到村上办理。

6、公章保管人和使用审批人,既要严格遵守公章管理规定,又要方便群众生产生活。在遵守村规民约的前提下,不得以任何借口在村民办理参军、婚姻状况证明、外出务工证明等手续时,拒绝使用公章,更不得借机吃、拿、卡、要,增加村民负担。

7、因公章管理,审批使用不当造成集体重大损失或违反国家法律法规的,依照法律和有关规定追究盖章审批人和公章管理人员的责任。

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